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Como usar a análise de causa e efeito para resolver problemas no orçamento

Como usar a análise de causa e efeito para resolver problemas no orçamento
Renata Camargo
out. 20 - 5 min de leitura
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No mês passado publiquei aqui na comunidade um artigo sobre maneiras de trazer flexibilidade para o orçamento. O colega Nadir Andreola deixou um comentário muito pertinente sobre a necessidade de fazer o controle do realizado a cada período. Ele comentou que, no caso de não conformidades orçamentárias, é importante analisar as causas e os efeitos.

Refleti sobre essa colocação dele e resolvi escrever um artigo sobre como a análise de causa e efeito - conhecida também por Diagrama de Ishikawa ou Diagrama Espinha de Peixe - pode ajudar.

O que é o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa tem esse nome porque foi proposto originalmente por Kaoru Ishikawa, engenheiro japonês de controle de qualidade. Trata-se de uma ferramenta visual que mostra a relação dos efeitos e suas possíveis causas. Ou seja, ajuda a identificar as causas raízes (ou a causa raiz) de um problema ou de um resultado específico em vez de focar apenas em sintomas.

Por conta do seu formato, é também conhecido por Diagrama Espinha de Peixe. Dê uma olhada:

Observe que na ramificação correspondente a cada causa devem ser listadas as subcausas. Além disso, o número de causas e subcausas varia de acordo com a situação.

Para entender melhor, vamos pegar um exemplo bem simples: em uma empresa XYZ os funcionários reclamam que o café está intragável. Possíveis causas e respectivas subcausas:

  • Pó do café: baixa qualidade do grão do café, falta de local correto para o armazenamento do produto.

  • Cafeteira: produto faz um barulho estranho, está vazando água.

  • Método: quantidade incorreta de grãos, falta de conhecimento sobre como fazer café.

  • Pessoas: não existe um responsável para fazer o café.

Esse exemplo é bem simples, mas ajuda a entender que, sem realizar essa análise, a empresa correria o risco de tomar uma decisão errada. Por exemplo, seria fácil pensar que o problema está na cafeteira.

Acontece que, nesse caso, os problemas que ela apresenta não interferem no gosto do café. Se a empresa optasse por trocar a máquina, provavelmente o gosto não mudaria, isto é, ela apenas jogaria dinheiro fora.

Após analisar cada causa e subcausa, a empresa percebeu que o problema estava na quantidade de pó colocada. O problema foi resolvido e agora todos podem aproveitar do cafezinho sem medo. 

Quando aplicado ao controle orçamentário, o diagrama pode ser uma mão na roda para que as equipes de finanças e controladoria consigam compreender os fatores que influenciam as variações orçamentárias, os excessos de custos ou outras questões financeiras. 

Como ele funciona?

A análise envolve duas etapas principais: olhar para trás, ou seja, para o que aconteceu, e olhar para frente, a fim de encontrar soluções e evitar que o problema se repita. Para elaborá-lo, este passo a passo pode ajudar:


  1. Defina o problema: defina o problema relacionado ao orçamento que você deseja analisar (por exemplo, desvio orçamentário). 

  2. Identifique as categorias principais: crie as ramificações da espinha de peixe, as quais representam os fatores que podem contribuir com as variações. Categorias comuns normalmente incluem pessoas, processos, equipamentos, materiais, tecnologia, fatores externos etc.

  3. Brainstorming das causas: em cada categoria principal, realize uma sessão de brainstorming para identificar possíveis causas do problema orçamentário. Envolva as partes interessadas relevantes, incluindo gerentes de projeto e outros com informações sobre o processo orçamentário.

  4. Analise e priorize as causas: analise as causas identificadas. É importante priorizar e focar nas causas mais significativas e impactantes. Para análise e priorização, certifique-se de contar com os profissionais envolvidos a fim de tornar a tomada de decisão mais precisa (e, claro, conte com dados confiáveis).

  5. Verifique as causas: valide as causas identificadas por meio de análise de dados, discussões com partes interessadas e outras fontes relevantes. 

  6. Desenvolva um plano de ação: para cada causa significativa identificada, desenvolva um plano de ação para mitigá-la.

  7. Implemente mudanças e monitore: coloque em prática as alterações recomendadas e monitore o impacto no orçamento. Acompanhe a eficácia das soluções ao longo do tempo e faça os ajustes necessários.


Para o plano de ação, você pode utilizar a ferramenta conhecida por 5W2H (what, why, who, when, where, how, how much - ou, em português: o que será feito, por quê, por quem, quando, onde, como e quanto custará). Na prática, funciona assim:

(imagem da planilha 5w2H disponibilizada pela Treasy. Você pode baixá-la aqui)


E aí, você já usou a espinha de peixe para encontrar falhas no orçamento? Se sim, fique à vontade para compartilhar o seu exemplo nos comentários ou em um artigo aqui na comunidade.



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